إعصار كاترينا. إعصار ريتا. إعصار ويلما. قبل بضعة أشهر فقط ، غيرت هذه العواصف حياة الملايين من الناس. حتى لو لم تعمل في المناطق المتضررة من تلك العواصف ، فربما تكون قد شحنت منتجًا - أو تلقيت منتجًا من - شركات في منطقة الخليج. هل تعتقد أنك لم تتأثر بهذه الكوارث الطبيعية؟
الآن ، ضاعف هذا الفكر ألف مرة ولديك فكرة عن سبب ضرورة وجود خطة كارثة جاهزة للعمل إذا واجهت أزمة مماثلة في بلدتك.
كيف يمكنك التخطيط لأزمة أو كارثة عندما تحدث عادة بشكل غير متوقع؟ ما مدى سهولة توقع شيء لم تختبره؟ هذان سببان قد يجعل الملاك والمديرين يشعرون بالشلل عند مواجهة التخطيط لأزمة. قد يبدو الأمر غريبًا بالنسبة للبعض حتى لو حاول تخيل ما يجب القيام به أو وضعه على الورق ، لذلك من الأسهل تأجيله ليوم آخر.
التخطيط للطوارئ
لكن دعونا ننظر إلى الأمر بطريقة مختلفة ، ربما في قطع أصغر ، حتى تتمكن من الالتفاف حول الاحتمالات. من أول الأشياء التي يجب القيام بها هو إسناد هذه الوظيفة إلى شخص واحد - قد تكون أنت أو شخص آخر - وتشكيل فريق صغير لدعم هذا الجهد. قائد واحد سيجعل هذه العملية أكثر كفاءة وفعالية.
إذن ، ما هو أول شيء يمكنك القيام به للتخطيط للأزمة؟ حضر قائمة. تعد قائمة بسيطة بـ "ماذا لو" مكانًا رائعًا للبدء. فكر في قانون مورفي: "إذا حدث خطأ ما ، فسوف يحدث". بغض النظر عن مدى غرابة الأمر ، اكتب كل ما يمكن أن ينطبق على عملك - من الكوارث البيئية مثل الزلازل والفيضانات والأعاصير إلى استدعاء المنتج. يجب أن تغطي هذه القائمة أي شيء يمكن أن يؤدي إلى انقطاع في دورة عملك العادية.
هل تعتقد أن المعالجات في جنوب فلوريدا خططت لأعاصير متعددة في عام 2005؟ عندما أتحدث إلى بعض الأشخاص هناك الآن ، لا يمكنهم حتى الاحتفاظ بأسماء الأعاصير في نصابها الصحيح أو أي الأعاصير تسببت في أي مرحلة من الضرر. أراهن على أن معظم الشركات في جنوب فلوريدا لديها الآن خطة لكوارث الأعاصير تتضمن أشياء مثل مصادر الطاقة البديلة وخطط تحويل المنتجات وقوائم الاتصالات (لكل من العملاء وموظفي الشركة) حتى الآن.
خطة استعادة الأعمال
بمجرد حصولك على قائمة "ماذا لو" ، ألق نظرة حولك لتحليل الخدمات والوظائف المهمة لعملك - تلك التي تُبقي الأبواب مفتوحة. بعض العناصر التي تتبادر إلى الذهن هي الموظفين ، والتدفقات النقدية ، والمعدات للعمل معها ، والهواتف وأجهزة الكمبيوتر وخدمة العملاء. هذه هي الوظائف الحاسمة التي ستكون ضرورية لبدء العمل في أقرب وقت ممكن بعد وقوع الكارثة.
بعد ذلك ، خذ هذه القائمة الجديدة وصنف العناصر إلى ثلاث أو أربع فئات رئيسية تحتوي على كل شيء مشابه ، مثل "المالية" و "الاتصالات" و "العمليات" و "الأشخاص". الآن ، يمكنك البدء في رؤية الشكل الذي ستبدو عليه خطتك - ويفضل أن يكون ذلك قبل اندلاع الأزمة دون سابق إنذار. يمكنك تحديد شخص واحد ليكون مسؤولاً عن كل فئة رئيسية واطلب من "الفريق" قضاء بعض الوقت في البحث وكتابة خطة للتعامل مع فئته أثناء الأزمة.
المرحلة الأولى من الخطة تتناول كارثة الطوارئ. هذا دليل مستخدم لكيفية الحفاظ على مؤسسة أثناء الكارثة المباشرة. لكي تكون الخطة مفيدة ، يجب إنشاؤها قبل حدوث مقاطعة. تم تصميم المرحلة التالية من الخطة ، "التعافي" ، للحفاظ على التمويل القادم ، والخدمات مستمرة ، وعمل العملاء على الحفاظ على تقدم الأعمال بعد انتهاء الكارثة. يجب التخطيط لمرحلة أخيرة من "استمرارية الأعمال" لتعود مرة أخرى إلى النقطة التي كانت الشركة تعمل فيها قبل وقوع الكارثة.
الخطة التنظيمية
تشمل العديد من المجالات التي تحتاج إلى مزيد من التخطيط المتعمق تخزين المعلومات مثل سجلات الموظفين والتأمين والسجلات المالية ؛ أجهزة الكمبيوتر والبرمجيات والبيانات ؛ وخريطة موقع البناء ومواصفات المرافق. قم بتنظيم هذه البيانات المهمة بحيث يكون هناك نسخ متعددة ، مع مجموعة مخزنة في مكان بديل في حالة تدمير المكتب الرئيسي.
تتضمن مرحلة التخطيط الأوسع نطاقًا تحليل المخاطر وتحليل تأثير الأعمال. هذه الخطط متخصصة ويمكن أن تهيئ شركتك لتجنب الخسائر المالية المعوقة. هناك العديد من مواقع الويب التي تحتوي على أدوات تخطيط قوية متاحة للمساعدة في جميع مراحل عملية التخطيط هذه ، ولكن فيما يلي مواقع جيدة للبدء بها:
• لدى الصليب الأحمر الأمريكي معلومات جيدة عن الشركات على www.redcross.org.
• يوفر معهد سلامة الأعمال والمنزل أدوات التخطيط على موقع الويب الخاص به على www.ibhs.org/business_protection.
• لدى مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها قائمة شاملة بمواقع الويب المهمة على www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
• لدى الحكومة الفيدرالية موقع للتأهب على العنوان www.ready.gov.
سيؤدي تقسيم مهمة التخطيط إلى أجزاء صغيرة وتنظيم فريق للعمل على الخطة إلى جعل هذه العملية أكثر راحة. أفاد الصليب الأحمر الأمريكي أن ما يصل إلى 40 في المائة من الشركات الصغيرة لا تفتح أبوابها بعد وقوع كارثة مثل الفيضانات أو الإعصار أو الزلزال. لا تدع عملك يعاني لأنه لم يكن لديك الوقت لإعداد خطة.
شركة الإمارات العالمية للألمنيوم هي شركة استشارية متخصصة في مساعدة صناعة المنتجات من خلال إعداد تدقيق لسلامة الأغذية من طرف ثالث ، وتطوير المنتجات الطازجة ، وأبحاث السوق ، واستراتيجيات التسويق ، والخطط الإعلانية. لمزيد من المعلومات ، اتصل (616) 784-2728 أو قم بزيارة www.edithgarrett.com.